[TẢI MIỄN PHÍ] Top 7+ mẫu quản lý hồ sơ nhân viên bằng Excel

153

>>>> TẢI MIỄN PHÍ: Mẫu quản lý tiến độ xây dựng công trình.

1. Các nội dung cơ bản trong mẫu quản lý hồ sơ nhân viên

Các dữ liệu liên quan đến nhân viên đang làm việc tại doanh nghiệp sẽ được thêm vào mẫu quản lý hồ sơ nhân viên bằng phần mềm excel. Những dữ liệu này liên quan đến các vấn đề như trình độ học vấn, chuyên môn, thông tin cá nhân, tiền lương, phụ cấp, … Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên bao gồm các phần sau:

• Mã nhân viên (mã chấm công) được cung cấp cho từng nhân viên nhằm tiện lợi cho quá trình chấm công và xác định danh tính nhân viên trong công ty.
• Tên đầy đủ của bạn.
• Tổ chức đang làm việc hiện tại.
• Vị trí công việc hiện tại.
• Các dạng làm việc (Toàn thời gian, Bán thời gian, Công việc tạm thời, …).
• Địa chỉ làm việc của tôi.
• Các năng lực học thuật và lĩnh vực đào tạo.
• Bao gồm các tài liệu như: Hồ sơ cá nhân, thẻ căn cước hoặc chứng minh nhân dân, giấy chứng sinh, giấy chứng nhận tạm trú, bằng cấp, giấy chứng nhận sức khỏe, quyết định nhận việc, hình ảnh chân dung, tệp đính kèm.
• Các dữ liệu như số tài khoản, mã số thuế TNCN, số sổ BHXH, ngày tăng lương định kỳ, … Đang được áp dụng chế độ nhận được lương thưởng và phụ cấp.
• Kinh nghiệm làm việc bao gồm thời gian làm việc và đơn vị làm việc.

>>>> XEM NGAY THÊM: Hướng dẫn chi tiết cách tạo mẫu quy trình hợp tác giữa các bộ phận.

2. Top 7+ mẫu quản lý hồ sơ nhân viên hiệu quả nhất bằng excel

Những mẫu dưới đây được coi là rất quan trọng, được sử dụng rộng rãi và mang lại hiệu quả cao trong việc quản lý hồ sơ nhân viên, bao gồm nhiều tập tin excel.

fWork – Bộ giải pháp phần mềm quản trị kế hoạch giúp Doanh nghiệp quản trị dự án hiệu quả, theo dõi timeline chi tiết và báo cáo trực quan về kế hoạch. Click ngay vào ảnh để nhận ngay BẢN DEMO HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ các tính năng của phần mềm:

2.1 Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên hiện tại của doanh nghiệp

Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên hiện tại của công ty là một mẫu mẫu được dùng để quản lý các thông tin liên quan đến nhân viên đang làm việc tại công ty. Mẫu này sẽ bao gồm các thông tin cơ bản như: số thứ tự, họ tên, chức vụ, mức lương, lương cơ bản, địa điểm làm việc, số CMND/CCCD, … Mẫu này sẽ được sử dụng thường xuyên để cập nhật thông tin hồ sơ nhân sự liên tục.

>>> [TẢI FREE]: MẪU QUẢN LÝ TÀI LIỆU CÁ NHÂN NHÂN VIÊN HIỆN NAY.

>>> NÊN LƯU LẠI: 9 mẫu chỉ số KPI hiệu quả nhất cho bộ phận Bán hàng.

2.2 Mẫu quản lý hợp đồng

Mẫu quản lý hợp đồng là mẫu được dùng để ghi lại thông tin về các loại hợp đồng trong doanh nghiệp như hợp đồng không có thời hạn cụ thể, hợp đồng có thời hạn cụ thể và HĐLĐ theo mùa.

Thông tin trong mẫu quản lý hợp đồng không phong phú nhưng đòi hỏi phải có lượng dữ liệu lớn và độ chính xác cao, nói chung.

>> [MIỄN PHÍ]: MẪU QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG SỬ DỤNG EXCEL.

>>> XEM NGAY: [TẢI VỀ MIỄN PHÍ] 8 mẫu bảng lương nhân viên chi tiết nhất.

2.3 Mẫu quản lý nhân sự mới

Việc tuyển dụng và thay đổi đội ngũ nhân sự là một hoạt động thường xuyên tại các doanh nghiệp. Để thực hiện điều này, các doanh nghiệp sử dụng mẫu quản lý nhân sự mới, bao gồm một sự kết hợp giữa Danh sách nhân sự và Hồ sơ cá nhân. Mẫu này đã được bổ sung thêm các trường thông tin liên quan đến nhân sự mới, chẳng hạn như Sơ yếu lý lịch, mức lương đề nghị, phương thức thanh toán lương, số tài khoản, mã số thuế cá nhân, tình trạng hợp đồng lao động, tình trạng hôn nhân, vv.

> [MIỄN PHÍ TẢI VỀ]: MẪU QUẢN LÝ NHÂN SỰ MỚI.

>>> XEM TIẾP: [TẢI MIỄN PHÍ] 5 mẫu bảng tổng hợp chi phí chi tiết nhất năm 2022.

2.4 Mẫu quản lý nhân sự nghỉ việc

Như mẫu quản lý nhân sự mới, mẫu quản lý nhân sự rời việc cũng bao gồm các trường thông tin. Tuy nhiên, để phù hợp với các tính chất khác nhau, mẫu quản lý nhân sự rời việc sẽ được bổ sung một số trường thông tin liên quan đến sự thay đổi sau khi nhân sự rời việc như lý do rời việc, quá trình hoàn tất thủ tục rời việc hay chưa, ngày rời việc, …. Tóm lại, đó là những điểm khác biệt giữa hai loại mẫu.

>>> [MIỄN PHÍ TẢI VỀ]: MẪU QUẢN LÝ NHÂN SỰ XIN NGHỈ DỤNG CỤC BẰNG FILE EXCEL.

2.5 Mẫu theo dõi biến động lương thưởng

Để đảm bảo quyền lợi cho nhân viên của công ty, biểu mẫu theo dõi sự thay đổi về lương thưởng được áp dụng cho bộ phận kế toán để theo dõi và kiểm soát chế độ lương thưởng. Mẫu bao gồm các thông tin quan trọng như: hình thức thay đổi, mức lương trước đó, mức lương hiện tại, vị trí cũ, vị trí mới, ngày bắt đầu áp dụng mức lương mới, nơi làm việc trước đó và nơi làm việc hiện tại.

>>> [TẢI VỀ MIỄN PHÍ]: MẪU THEO DÕI SỰ THAY ĐỔI CỦA LƯƠNG THƯỞNG.

2.6 Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên tổng hợp chi tiết

Mẫu tổng hợp quản lý hồ sơ nhân viên là mẫu tổng thể nhất, bao gồm đầy đủ các thông tin liên quan đến nhân viên đang làm việc tại doanh nghiệp.

>>> [MIỄN PHÍ TẢI VỀ]: MẪU QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ TỔNG HỢP.

3. Lợi ích và hạn chế khi sử dụng mẫu quản lý hồ sơ nhân viên bằng excel

Sử dụng mẫu quản lý thông tin nhân viên trên Excel đem lại nhiều tiện ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, cũng có những giới hạn khó khắc phục đồng thời với điều đó.

3.1 Lợi ích

• Tất cả các thực thể đều có thể sử dụng công cụ Excel phổ biến vì thao tác đơn giản. Điều này giúp cho doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí đào tạo.
• Công ty sẽ không cần phải chi một khoản chi phí nào để sử dụng các biểu mẫu quản lý nhân viên vì Excel là một phần mềm miễn phí hoàn toàn.
• Có nhiều mẫu biểu đa dạng, có thể thay đổi dễ dàng để phù hợp với mục đích sử dụng của công ty.
• Sử dụng số liệu và thống kê một cách nhanh chóng.

>>> BỎ TÚI NGAY: 10 lí do nghỉ việc thuyết phục và hiệu quả nhất khiến công ty phải đồng ý ngay.

3.2 Hạn chế

• Bởi vì biểu mẫu Excel không hỗ trợ tính năng phân quyền, nhiều người phải sử dụng cùng một biểu mẫu, điều này gây khó khăn cho việc kiểm soát tính bảo mật. Mức độ bảo mật không cao. Dù Excel cho phép người sở hữu đặt mật khẩu truy cập, tuy nhiên điều này vẫn không đảm bảo được rằng thông tin sẽ không bị rò rỉ.
• Khả năng tích hợp thấp: không thể tích hợp các tính năng và công cụ hỗ trợ tiên tiến.
• Nhập liệu thủ công là việc thực hiện các thao tác trên form quản lý nhân viên bằng tay. Vì vậy, việc xảy ra lỗi do lỗi của người nhập là rất dễ xảy ra. Việc phát hiện và kiểm soát sai sót là khó do nhiều người sử dụng và chỉnh sửa cùng một tài liệu.
• Sử dụng excel để quản lý hồ sơ nhân sự không đáp ứng được nhu cầu của các công ty lớn, bởi vì lượng dữ liệu quản lý hồ sơ nhân viên quá lớn. Các tập tin lưu trữ hồ sơ nhân sự chỉ phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và dữ liệu ít.

Giúp cho việc quản lý nhân sự tại các doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn, mẫu quản lý thông tin nhân viên đã nhận được những đánh giá tích cực. Đây là bảng mẫu quản lý thông tin nhân viên hiệu quả nhất bằng phần mềm Excel. Bạn có thể sử dụng ngay hoặc tùy chỉnh để phù hợp với phương thức quản lý nhân sự của doanh nghiệp mình.

>>> XEM NGAY ĐỂ THAM KHẢO:

• [MIỄN PHÍ TẢI VỀ] – Bản mẫu quản lý thông tin khách hàng và những chú ý quan trọng.
• [TẢI MIỄN PHÍ] – Hướng dẫn thực hiện kế hoạch Marketing chi tiết từ A-Z.

Các nội dung cơ bản trong mẫu quản lý hồ sơ nhân viên là gì?

Các thông tin trong mẫu quản lý hồ sơ nhân viên bao gồm mã nhân viên (mã chấm công), tên đầy đủ, đơn vị làm việc hiện tại, chức danh hiện tại, hình thức làm việc (toàn thời gian, bán thời gian, thời vụ, …), Địa chỉ làm việc, trình độ học vấn và chuyên ngành đào tạo, tài liệu đính kèm chứa các chứng từ, cơ chế lương thưởng và phụ cấp, kinh nghiệm làm việc.

Lợi ích khi sử dụng mẫu quản lý hồ sơ nhân viên bằng excel là gì?

Tiếp cận và thống kê dữ liệu nhanh chóng là rất cần thiết. Có nhiều loại biểu mẫu khác nhau có thể được điều chỉnh để phù hợp với mục đích sử dụng của doanh nghiệp. Sử dụng Excel là hoàn toàn miễn phí nên không cần phải tốn chi phí để vận hành các biểu mẫu quản lý nhân viên. Ngoài ra, Excel là một công cụ quen thuộc và thao tác đơn giản, phù hợp với mọi đối tượng sử dụng.

Hạn chế khi sử dụng mẫu quản lý hồ sơ nhân viên bằng excel là gì?

Tính tích hợp hạn chế; Mọi thao tác nhập dữ liệu trên biểu mẫu quản lý nhân viên đều được thực hiện bằng cách thủ công; Các tập tin lưu trữ hồ sơ nhân sự chỉ phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, dữ liệu ít; Mức độ bảo mật không đạt yêu cầu cao.